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2020年09月24日
お詫びメールの書き方を教えてください
こんにちは。
グリーゼの 福田多美子 です。
おかげさまで、2020年9月19日に、グリーゼで5冊目となる書籍が発売開始となりました。
お仕事をご一緒させていただいている企業の方々をはじめ、みなさまのおかげだと思っております。ありがとうございます。
「世界一やさしい Webライティングの教科書1年生」
https://www.amazon.co.jp/dp/4800712734/gliese1227-22/
Webライター1年生向けの本なので、Webライティングの基本が中心になりますが、今回は、ビジネスメールの書き方なども盛り込みました。
例えば・・・
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Q：お詫びメールの書き方を教えてください
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仕事を進めるために日々さまざまなメールを書きます。相手の表情が見えず、声のトーンもわからないコミュニケーションなので、メールの書き方には悩まれる方も多いのではないかと思います。
特に、お詫びメールは「難易度の高いメール」です。
お詫びのシーンとして、次のような事態が考えられます。
・お詫びに値するようなミス、失敗をしてしまった（自分でミスに気が付いたケース）
・クレーム、お怒りを受けてしまった（相手から指摘されたケース） お詫びをする場合
は、電話または訪問して、しっかりとお詫びの言葉を伝えるのが基本です。
やむを得ず電話も訪問もできない場合は、お詫びのメールを書きましょう。
「お詫びメールの書き方を教えてください」 あなたなら、どんなお詫びメールを書きますか？
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A：「お詫びの言葉」だけでは不十分です
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先ほども書きましたが、お詫びメールを出すシーンです。
・お詫びに値するようなミス、失敗をしてしまった（自分でミスに気が付いたケース）
・クレーム、お怒りを受けてしまった（相手から指摘されたケース）
どちらもお詫びの言葉を述べなければいけませんが、それだけでは足りません。
特に「クレーム、お怒りを受けてしまった（相手から指摘されたケース）」の場合、相手の方は「もっとよくなってほしい」「改善してほしい」という気持ちをもってくださっているケースが多いです。
その気持ちに応えるためにも、お詫びメールを書く際は、次の2点に考慮してください。
１） 状況を説明し、改善策を伝える
なぜそのようなミスを起こしてしまったのか、具体的に状況の説明を入れましょう。人の責任にしたり、言い訳をしてしまったりしては誠意が伝わりません。失敗の原因を明らかにして、次の同じことを起こさないための改善策も伝えるようにしましょう。
２） お礼の言葉を入れる
経験ある人も多いと思いますが、「クレームや怒りを伝える」ということは、かなりのエネルギーを要します。
「クレームをいただいたことが、自分にとって、または自社にとってありがたいことだった」という気持ちを、感謝の言葉として伝えましょう。
いかがでしたか？
難易度の高いお詫びメール。書くときのヒントになりましたでしょうか？
新刊「世界一やさしい Webライティングの教科書1年生」では、お詫びメールの例文も掲載しています。謝罪文を書くような事態にならないようにすることが大事ですが、いざというときに慌てないように、書き方の参考にしていただければ幸いです。
▽▽▽ 福田のイチオシ ▽▽▽
御社では、SDGsへの取り組みを行っていますか？
日本では「SDGs達成に向けた取り組みをしているのにも関わらず、うまく情報発信できていない企業」が多いそうです。
「取り組んでいることが、いちばん大事」ではありますが、企業がSDGsへの取り組みを発信することも大事です。
▼SDGsコンテンツを作ろう
https://gliese.co.jp/success/article/column_200807.html
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編集後記
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今年の夏山登山では、槍ヶ岳に行きました。
槍ヶ岳は、標高3,180メートル。日本で5番目に高い山です。ごつごつした岩の山で、キリリと尖った山頂にずっと憧れていました。
山頂付近の山小屋に重たいリュックを預けて、水などを入れた小さいアタックバッグだけで槍ヶ岳に向かいます。ヘルメット着用。手袋をした手で黒い岩をつかみ、壁にはりつくようにして、1歩1歩よじ登っていきます。
途中からは、空に向かって90度に立つ、鉄のはしごです。ヘルメットをはしごにゴンゴンぶつけながら、はしごを抱えるようにして山頂へ。
山頂は狭く、いつもは混雑しているようなのですが、この日はなんと私たち4人の貸し切り状態でした。おかげでたくさん写真を撮り、北アルプスの空を満喫できました。
「槍ヶ岳」」という大きな目標があったからこそ、がんばれたことがいろいろとありました。また新しい目標を立てて、日々、有意義に過ごしていきたいと思います。
次回は、江島民子がお届けします。
お楽しみに！
＊この記事は2020年9月24日現在の情報を元にしています
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