こんにちは。グリーゼ代表のえじまです。
先日、ある企業さまで「コンテンツマーケティング担当者育成パック」の4講座(3時間×8回)を実施しました。
https://gliese.co.jp/service/education.html
本日は、その「メール編」講義中にいただいた質問を、ご紹介します。
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Q:いろいろ気にしていると、どうしても単調なメールになってしまいます
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「メール編」講義中に、「何か質問ありませんか?」とお聞きしたところ、参加者の方から下記のようなご相談が寄せられました。
「ビジネスメールの作法や適切な長さ、一文一義や重複表現を避けること・・・など、いろいろ気にしていると、毎回同じようなメールになってしまいます。単調にならないようにするためには、どのような工夫が可能でしょうか?」
・・・「書き方のポイント」を学べば学ぶほど、イキイキしたメールが書けなくなっていくというジレンマ、みなさまも感じたことがあるかもしれませんね。
ビジネスメールの場合は、簡潔に要点を伝えることが最も重要なので、単調なメールであっても問題はありません。
「そうはいっても、何かしら工夫をして、印象に残るようなメールを書きたい」という場合は、どうすればいいのでしょうか?
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A:ときには、「追伸」を使ってみましょう
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「追伸」は、「手紙」を書いた後で、書き忘れに気付いたとき、書き直しの手間を省くために使用するもの・・・という説があります。
ですから、文章の書き直しが簡単にできるメールで「追伸」を用いてしまうと、受け取った相手によっては「失礼」だと感じられてしまう場合があります。
特に役職が上の方や、お会いしたばかりの方には、「追伸」は使わないほうが、無難。
とはいえ、相手との関係性を深めるために効果的に使えるのも、「追伸」です。
ほんの少しだけ相手の興味・関心に触れることを書くことで、読んだ方に好印象を持っていただける可能性があります。
例1)
追伸:先日のミーティングで、○○さんが勧めてくださった本を、取り寄せているところです。この著者の本は読んだことがなかったので、楽しみです。ご紹介ありがとうございました!
例2)
追伸:先日の懇親会で○○さんが話されていた□□□について、早速調べてみました。「こんなサービスがあるのか」と、目からウロコでした!
ただし、使い方には、少し注意が必要です。
【注意点1】相手との距離感に配慮する
取引先の方や目上の方へのメールで「追伸」を使うと、相手の方に「失礼」「なれなれしい」と受け取られてしまう恐れがあります。
相手の方と少し親しくなって、多少くだけた表現でも許される関係になってから使うようにしましょう。
【注意点2】「あなた」主語で書く
「追伸」の目的は、好印象を持っていただくことです。
ひとりごとのような「追伸」ではなく、「あなたに関心を持っていますよ」「あなたの会社を素晴らしいと思っていますよ」ということが伝わるような内容にしましょう。
※メールの本題に関わることは、「追伸」ではなく、「本文」に入れましょう。
【注意点3】多用しない
「追伸」は、ごくたまに入っているからこそ、心に残るもの。
頻繁に使いすぎると、かえってうっとうしく感じられてしまう場合がありますので、要注意です。
「追伸」を上手に使って、「あの人のメールは、なんだかいつも感じがいいね」と思っていただけるようになったら、大成功ですね。
▽▽▽ えじまのイチオシ ▽▽▽
おかげさまで、SDGs/サステナビリティに関するご相談をたくさんいただき、担当の福田 多美子が嬉しい悲鳴を上げております。
無料ウェビナーでは、事例もお話しさせていただきますので、ぜひ参考になさってください。
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編集後記
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ミステリー小説が好きなのですが、なかなか「めちゃくちゃ面白い!!」というものには出合えず・・・
ジェフリー・ディーヴァーのリンカーン・ライムシリーズを1作目から読み返しています。
探偵役のリンカーン・ライムは、ニューヨーク市警で天才と称された鑑識官。
捜査中に建物が崩壊するという不幸な事故に見舞われて、脊髄を損傷したために四肢麻痺に。
首から下で動かせるのは1本の指先のみという状態で、部屋から1歩も出ずに、微細な証拠品を分析することで犯人を追い詰めていくのです。
「頭脳戦」がお好きな方は、きっと気に入ると思いますよ。
みなさまも、オススメのミステリーがあったら、ぜひ教えてくださいね!
次回は、最近「カーブス」に通っているらしいディレクターの山口がお届けいたします。
お楽しみに♪
*この記事は2022年7月28日現在の情報を元にしています
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